MARKETING SPECIALIST

This post is also available in: English

Registreringsdatabasestyring, der også kaldes datastyring, er ansvarlig for effektiv og systematisk kontrol af oprettelse, modtagelse, vedligeholdelse, brug og disposition af arkiver, herunder processer til registrering og vedligeholdelse af dokumentation for og oplysninger om forretningsaktiviteter og transaktioner i form af arkiver.

Som vi alle bliver mere og mere opmærksomme på, har korrekt opbevaring af logfiler og registre fået en masse vægt i organisationer over hele verden, både til de interne vurderingsformål og den ekstern revision. Men sammen med lagring og bevarelse af logfiler og registre er registerstyring naturligvis også afgørende for at sikre både datasikkerhed og god arkivhusholdning.

Hvad er administration af registreringsdatabasen – Definition og formål

Ifølge Den Internationale Standardiseringsorganisation,

Management af registreringsdatabasen er en organisatorisk funktion, der er afsat til styring af oplysninger i en organisation gennem hele dens livscyklus, fra oprettelses- eller modtagelsestidspunktet til dens endelige disposition. Dette omfatter identifikation, klassificering, lagring, sikring, hentning, sporing og destruktering eller permanent bevarelse af poster.

I dette tilfælde er et arkiv et hvilket som helst stykke indhold, der dokumenterer en forretningstransaktion – kontrakter, notater, papirfiler, elektroniske filer, rapporter, e-mails, videoer, onlinemeddelelseslogfiler eller databasearkiver. Papiroptegnelser kan gemmes i fysiske bokse, men digitale poster kan gemmes på interne lagringsmedier eller i skyen.

Formålet med registreringsdatabasestyring er at hjælpe organisationer med at holde den nødvendige dokumentation tilgængelig for både forretningsdrift og overholdelsesrevisioner. Mens regneark stadig bruges til at spore, hvor arkivet er gemt, kan større organisationer finde softwarepakker til administration af registreringsdatabasen at være mere nyttige. Sådanne softwarepakker er i stand til at hjælpe en organisation med at administrere både arkiver og almindeligt indhold.

Livscyklus for administration af registreringsdatabasen

registry management life cycle

kilde

Den første fase af et registers livscyklus er oprettelsen. Det indebærer modtagelse af en post og klassificering af den som en post i en organisations datastyringssystem. Det er obligatorisk at sikre, at poster oprettes korrekt med de rigtige oplysninger og det korrekte format.

Når folk bruger og ændrer registre, skal du vedligeholde og beskytte dem mod en række ting, herunder uautoriseret adgang og potentiel skade. Hvis du har brug for at få adgang til arkiver regelmæssigt, skal du have nem adgang til dem. Hver organisation har forskellige politikker, når det kommer til, hvor længe de skal have et register. Aktive registre betyder, at de er i aktuel brug og generelt i nærheden af de mennesker, der bruger dem. Inaktive registre er dem, der ikke længere bruges til den aktuelle virksomhed, men som du stadig skal vedligeholde og beskytte, indtil de når slutningen af deres opbevaringsperiode.

Når et registers livscyklus udløber, skal administrationsteamet i registreringsdatabasen beslutte, om det skal ødelægges eller bevares. I registreringsdatabasestyring bestemmer systemerne, hvad der skal ske med de enkelte registreringsdatabaser og hvornår. Den periode, du skal vedligeholde et register, varierer afhængigt af flere faktorer, herunder virksomhedens politik og offentlige regler og bestemmelser. Der er behov for, at nogle registre opbevares for evigt, og som følge heraf skal der på et tidspunkt indføres en arkiveringsproces.

Alt i alt er det vigtigt at opretholde sikkerhed og privatliv i hele registreringsdatabasens administrationslivscyklus.

Heimdal Official Logo
System admins waste 30% of their time manually managing user rights or installations

Heimdal™ Privileged Access Management

Is the automatic PAM solution that makes everything easier.
  • Automate the elevation of admin rights on request;
  • Approve or reject escalations with one click;
  • Provide a full audit trail into user behavior;
  • Automatically de-escalate on infection;
Try it for FREE today Offer valid only for companies.

Fordele ved at bruge Administration af registreringsdatabasen

Administration af registreringsdatabasen giver en ramme for at få kontrol over bunker af papirarbejde og finde dokumenter og sikrer, at de nødvendige oplysninger er let tilgængelige.

Ifølge en undersøgelse foretaget af Global Trade Association for Information Management Companies  (PRISM),

En organisations aktive filer vokser med en årlig hastighed på ca. 25 procent, og papirarbejde er en enorm overhead-udgift. På et givet tidspunkt går mellem tre og fem procent af en organisations filer tabt eller forlægges. Og det her er kun toppen af isbjerget.

kilde

#1. Det styrer oprettelse og vækst af Arkiver

Selvom vi for det meste er afhængige af elektroniske filer, er mængden af papir, der bruges på kontorer, ikke reduceret væsentligt. Med et registreringsdatabasestyringssystem kan organisationer styre dannelsen af poster og kun bevare dem, der er aktive eller faktisk nødvendige.

#2. Brug af registreringsdatabase administration sikrer overholdelse af lovgivningen

Administration af registreringsdatabasen kan også være meget nyttigt, hvis en virksomhed ender i retten. Det kan vise overholdelse af standarder og lovkrav, fremlægge bevis for transaktioner og tilbyde beskyttelse mod ulovlig adgang.

#3. Brug af administration af registreringsdatabasen bevarer forretningskontinuiteten

I det uheldige tilfælde af en nødsituation kan registreringsdatabasens forvaltning bevare kontinuiteten. Det er ekstremt vigtigt at identificere potentielle scenarier og oprette en katastrofeplan. Sikkerhedskopiering af computerens harddiske til et bærbart drev vil ikke være nok i tilfælde af oversvømmelse eller brand.

#4. Det letter hentning og bortskaffelse af arkiver

Konsekvenserne af at bruge for meget tid på at søge efter fejlfyldte arkiver kan være ret alvorlige; du kan ikke kun tabe i form af fakturerbare timer, men også miste værdifulde kunder. Derfor er det vigtigt at investere i et veldesignet arkiveringssystem, der kan lette hentning af arkiver og bortskaffelse af arkiver efter deres udløbsdato.

#5. Det assimilerer nye registreringsdatabase administrations teknologier

Hvis en organisation har et fysisk registreringsdatabasestyringssystem på plads, kan det være nyttigt at investere i software til administration af registreringsdatabasen, da den nye teknologi kun vil gøre systemet stærkere.

#6. Brug af registreringsdatabase administration reducerer risikoen for retssager

Registreringsdatabasens administration kan reducere risikoen forbundet med retssager og potentielle gebyrer. Et korrekt og omhyggeligt anvendt registreringsdatabasestyringssystem kan minimere gebyrer for bortskaffelse af dokumenter.

#7. Aktivering af administration af registreringsdatabasen beskytter vigtige oplysninger

Enhver organisation, stor eller lille, har brug for et systematisk program til beskyttelse af sine arkiver mod skader eller tyveri. Administration af registreringsdatabasen kan bevare integriteten og fortroligheden af vigtige arkiver og forhindre uautoriserede brugere i at ændre følsomme og vigtige dokumenter.

#8. Det reducerer omkostningerne og sparer tid og kræfter

Beskæftigelse med arkiver betyder at bruge en masse tid og penge i form af lagerplads, søgning, arkivering, og bemanding til at opretholde et organiseret system. Management af registreringsdatabasen kan hjælpe dig med at spare betydelige udgifter ved at reducere driftsomkostningerne og forbedre medarbejdernes effektivitet.

#9. Brug af registreringsdatabasestyring bevarer virksomhedens viden

En virksomheds arkiver er en integreret del af dens fremtidige planlægning og beslutningstagning. Da hver fil er en potentiel baggrundsdata for fremtidige ledelsesbeslutninger og planlægning. Registreringsdatabasestyring (sammen med datakrypteringssoftware  til back-ups) hjælper med at dokumentere virksomhedens aktiviteter, som ledere kan bruge i fremtiden.

#10. Korrekt registreringsdatabasestyring holder medarbejderne motiverede

Dårligt administrerede dokumenter, et uorganiseret arkiveringssystem og skader på vigtige filer skaber et dårligt arbejdsmiljø. Dette resulterer ofte i et lavt motivationsniveau for medarbejderne, hvilket gør det til en af de vigtigste grunde til at implementere et godt registerstyringssystem.

Afsluttende …

Korrekt registreringsdatabaseorganisation kan hjælpe med at yde pålidelig service til både kunder og partnere, samtidig med at medarbejdernes effektivitet og produktivitet øges. Derudover er management af registreringsdatabasen en fantastisk måde at fortælle en organisations historie på, et job, der ofte hører under en arkivars ansvar, snarere end under en registeradministrators ansvar.

Kort sagt bør etablering af en strategi for administration af registreringsdatabasen være en topprioritet for enhver organisation, der værdsætter effektivitet, sikkerhed og overholdelse af lovkrav.

Og husk: Den bedste registreringsdatabase administrationsløsning er den, du ikke behøver at tænke på.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *

GO TO TOP